Provare ad anticipare il futuro

Contesto
GESDA è un’organizzazione no profit con base in Svizzera che ambisce ad anticipare il futuro della scienza, analizzando temi innovativi e contemporanei, e sviluppando progetti concreti con esponenti chiave della sfera diplomatica per aiutare il pianeta e l’umanità. GESDA si occupa di riunire le migliori ricerche e persone in momenti di confronto e scambio, che aiutino le parti a creare un futuro sostenibile e positivo. Cercavano inizialmente uno scriber per un primo importante incontro con molti stakeholder, che ci hanno poi chiesto di supportare dal punto di vista della progettazione, della facilitazione e della tecnologia.

Processo
Organizzare un workshop online non è mai semplice. A maggior ragione quando si hanno 2 ore e mezza per ascoltare, far collaborare e condividere informazioni complesse tra persone molto impegnate. Abbiamo lavorato con GESDA alla progettazione di un’agenda che creasse un flusso partecipativo e coinvolgente, creando l’infrastruttura grafica dell’evento (sfondi per gli speaker, slide, visual per le presentazioni, invito), una landing page dinamica con la nostra piattaforma MyEvent, dedicata e sicura con tutte le informazioni per i partecipanti e sull’evento, i documenti preparatori all’evento, ai quali abbiamo dato un’impronta grafica conforme e coordinata.

Soluzione
Abbiamo facilitato la sessione su Zoom, organizzando la regia dei vari interventi, coordinandoli con i visual e mantenendo il ritmo di un’agenda serrata. Inoltre abbiamo gestito il lavoro in 10 sotto-gruppi paralleli, ognuno con 4-5 persone (e altrettante che andavano e venivano), sviluppando gli strumenti di lavoro e i template, formando i facilitatori delle varie stanze, coordinando un team complessivamente di oltre 20 persone. Abbiamo infine realizzato un modello in tempo reale con i risultati di un survey lanciato durante la sessione per facilitare l’identificazione di priorità e aree di azione.